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折り返しTELは速いほど捗るぞ! ひでぞう流仕事術 その1

今回は仕事の電話やメール返信の速さについて考えてみます。

電話は野蛮な道具である …これは野口悠紀雄の名言ですが、ここに引用するだけあって私は激しく同意します。だから私は電話よりもメール派です。極力メールでやりとりするようにしています。
しかしかかってくる電話に対してはそうも言ってられません。

今回は否応(いやおう)なくかかってくる電話に対して、私が考える仕事術をお話ししたいと思います!

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とにかく即レスを!

ちょっと離席しているときや何かの作業中に電話がかかってきたとき、その電話を後回しにする人がいます。その逆にすぐに折り返し電話をする人もいます。

私の場合、電話が億劫(おっくう)で折り返し電話が遅い傾向にありました。しかしあるとき折り返し電話は即すべきだと気付いてからは可能な限り速く折り返し電話をするようになりました。

これ本当にメリットだらけなんです。

電話が遅いだけで無くなる信用

仕事が遅くてもクオリティが高い仕事をする人がいます。もちろん締め切りに間に合わないのは論外として、締め切り内であれば仕事は速さだけではありません。

だけどみんな忙しく働いているので多くの人は時間に対して厳しい感覚を持っています。そんななか、のろのろとしたレスポンスだとそれだけで信用を無くします。逆に言えば即レスを心がけるだけで一目置いてもらえる可能性が出てきます!

人はなぜ遅い電話にイライラするのか!?

もちろん忙しいからが1番の理由だと思います。だけどそれ以外の大きな理由、それは「電話した用件を思い出すのが大変だから」があると思います。

たとえばあなたはAさんの電話に出られなかった。すぐ折り返し電話をすれば、すぐ話が済みます。

だけど時間が経ってから電話をすると、Aさんは「えーっと何だっけ? あ、そうそう…」ってことになります。資料もどこかにしまった後かも知れません。それをまた引っ張りだしてアタマのなかを整理して話をする…、これが人間にとって結構なストレスなのです!

もう用事終わっちゃったよw

あまりに時間が経ち過ぎると、こう言われることがあります。Aさんはいま抱えている問題を解決すべくあなたに電話しましたが、折り返し電話が遅すぎたため、他の人に聞いて問題が解決した後だったのです。

この場合、Aさんがいい人なら「ゴメンねー、わざわざ電話してくれたけど、もう用事終わっちゃったよw」って笑いながら言ってくれます。

Aさんが嫌なヤローなら「遅いねー、わざわざ電話してくれたけど、もう用事終わっちゃったよw」って嗤いながら言い腐ります。

便利だけど厄介な電話

電話は相手の身振り手振りが見えないので意思疎通が難しいツールです。なのでお互いにイライラしたりトゲトゲしくなりがちです。
また、言った・言わない、話がわかりにくい、電話してくるのが遅い、こんな問題に発展しがちです。

だけど会いに行く必要もなく好きなときに話せる電話は間違いなく文明の利器です(冒頭で野蛮な道具とか言っときながらw)。でもそれが当たり前の世の中だからこそ、トラブルが起きるんだと思います。

しかし対面だと電話に比べてこういうトラブルが半減する気がします。それは電話と対面では情報量が違うからです。電話で「コノヤロー」と思う相手でも、実際に会ってみると拍子抜けするぐらいいい人の場合があるのはこのためです。

そんな便利だけど厄介な電話を使いこなすためのひとつの方策、それが即レスを心がけることなのです。

メールも即・返信を!

私は可能な限りメールも即・返信を心がけています。
文章を練って返信しかねているより、サクッと「追ってご返信します」とメールしてしまいます

メールを読んですぐに内容が理解できない場合、返信を躊躇(ちゅうちょ)しがちです。しかしその場合でも「これから精読し、不明点があればご質問します」ってな具合いでとにかく返信してしまうのです。

電話もそうですがメールでも「相手はこちらがどんな状況かわからない」のです。ちゃんとメールが開封されているのか、もしかしたら見過ごされていないか…、こんな不安があるはずです。だからこそ、こちらの状況を返信することで相手に安心してもらうのです。

なのでどんなカタチでもサクッと返信を心がけましょう!

メール受信の瞬間がチャンスw

自席にいてメール受信音が鳴ってメールを開いたとき、そのときこそ高確率で相手に電話がつながるチャンスなのです。相手は自席のPCからメールを送っているのですから!
だから電話をするならこのタイミングです。

受信メールには返信で質問や追加提案するのが当たり前のやりとりですが、電話のほうが言いやすいことだってあるはず。
そんな場合はこのタイミングでサクッと電話しましょう!

ただし今の時代、電車内でノートPCからメール送信している可能性もあります。あるいはメール送信してひと息、離席している可能性もあります。

だけどこの方法を知っておくと、つかまえにくい相手でも少しはつかまえられる可能性が高まるはずです。

これ、ちょっとした仕事の知恵ってヤツです(^_-)-☆

 

以前、週刊SPA!で読んだネタなんですけどね(´Д- )-★

自分のために!!

私は仕事で多くの人とさまざまなやりとりをしますが、折り返し電話やメール返信が速い人は気持ち良いんですよね。

逆に待てど暮らせど(←文字通り!)電話もメール返信も無くて困り果てる場合があります。

こちらが何かを売り付けようとしたり無理難題を押し付けるメールではありません。当たり前の業務連絡なのにメール返信も折り返し電話も無い人がいるんです。その人は大企業の中堅社員さんなんですけどね。

こんなことをしてると自分の立場が悪くなって信用を無くします。だから私はなるはやで応答するようにしています。

それが相手のためですが、なにより自分が楽なんですよね!
先手先手で仕事をすると仕事量が減るのです。余計な釈明とかいりませんからね。

まとめ

今回はひでぞう流仕事術・その1ということで電話やメールの返信に関してお話ししました。

念のために言っておきますが、私は仕事仕事の人生なんて有り得ないと思っています。ただ、仕事をする限り自分の限界まで生産性を上げてサクッとこなすべきだと考えているのです。

仕事はだらだらやったり後回しにするほど苦痛が増す性質がありますからね。

苦痛を回避して信用アップを目指す。
信用がアップすれば更に仕事がしやすくなるのです。

仕事はいかにしてこの好循環を仕組みとして生み出すかにあると思います

  • 電話の即・折り返しはメリットだらけだぞ!
  • 「電話の性質」をよく理解して使いこなすと良いぞ!
  • メールもぐだぐだ考えないでとにかく即返信が良いぞ!
  • 「相手のために」は「自分のために」だぞ!
  • 先手先手で仕事をすると仕事量が減るぞ!

 

ダイヤモンドとか東洋経済読んでドヤりたいところだけど、ひでぞうはSPA!にしとくよ(´Д`;)

 

 

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